Die Kurzantwort: Copilot gewinnt über die Integration, nicht über die Antwortqualität. Wenn Ihre Arbeit in Outlook, Teams und Excel stattfindet und Ihre Ablage in Ordnung ist, ist das ein starkes Argument. Wenn Ihre Arbeit aus Dokumenten, Analysen und präzisen Formulierungen besteht, ist es keines. Und die häufigste Frage dahinter, „Wir haben doch Microsoft 365, reicht das nicht?“, beantwortet sich nicht am Preis, sondern an Ihrer SharePoint-Ablage.
Stand: August 2026. Preise und Funktionen ändern sich in diesem Markt schnell, alle Zahlen sind am Veröffentlichungstag auf den Anbieterseiten geprüft.
Offenlegung: Ich verdiene mein Geld mit Beratung und Training rund um Claude. Deshalb beginne ich mit den Fällen, in denen Copilot die bessere Wahl ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Der beworbene Preis ist ein Aufpreis: Copilot Business kostet 15,60 € (Aktion bis 30.09.2026, danach 18,20 €) zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz.
- Copilots Nutzen hängt an Ihrer Ablage. Unstrukturiertes SharePoint liefert unstrukturierte Ergebnisse, oder zeigt Dingen den falschen Leuten.
- Claude ist unabhängig von Ihrer Bürosoftware und stärker bei langen Dokumenten und exakten Vorgaben.
- Beide trainieren nicht auf Ihren Inhalten: Microsoft im Rahmen der Enterprise Data Protection, Claude im Geschäftstarif.
- Ein Aufräumprojekt vor der Copilot-Einführung ist die Regel, nicht die Ausnahme. Rechnen Sie es ein.
Wie ich vergleiche
Sieben Kriterien aus der Beratungspraxis statt Benchmark-Punkte: reale Arbeitslast, Kontext-Anbindung, Datenschutz, Einführbarkeit, Gesamtkosten, Ausstiegskosten, Entwicklungstempo. Begründung im Bewertungsraster.
Was Copilot wirklich kostet
Hier entstehen die meisten Missverständnisse, deshalb zuerst die Zahlen, und zwar vollständig.
| Variante | jährlich | monatlich |
|---|---|---|
| Copilot Business (Add-on) | €15,60 Aktion · regulär €18,20 | €21,84 |
| Business Standard mit Copilot | €20,36 | €24,43 |
| Business Premium mit Copilot | €27,73 | €33,28 |
| Claude Team (zum Vergleich) | $20/Sitz | $25/Sitz |
Drei Dinge, die Sie beim Rechnen wissen müssen. Erstens: Der Aktionspreis von 15,60 € gilt nur für Jahresbindungen, die bis zum 30. September 2026 abgeschlossen werden. Danach 18,20 €. Zweitens: Das Add-on setzt eine Basislizenz voraus. Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium oder Apps for Business. Der Add-on-Preis ist also nie der Gesamtpreis. Drittens: Monatliche Abrechnung kostet rund 20 Prozent Aufschlag.
Wer schon Business Standard zahlt und aufstockt, landet also bei rund 20 € pro Person und Monat, nicht bei 15,60 €. Das ist immer noch konkurrenzfähig, aber es ist eine andere Zahl als die auf dem Werbebanner.
Wann Copilot gewinnt
Wenn die Arbeit im Postfach und im Kalender stattfindet. Der stärkste reale Anwendungsfall, den ich sehe, ist unspektakulär: Meeting-Zusammenfassungen in Teams, Aufholen nach Abwesenheit, Entwürfe direkt in Outlook. Das sind keine spektakulären Fähigkeiten, aber sie greifen genau dort, wo Leute ohnehin sitzen. Ein Werkzeug, das man nicht extra öffnen muss, wird häufiger benutzt, und Nutzung schlägt Fähigkeit.
Wenn Sie keinen zweiten Anbieter einführen wollen. Ein Vertragspartner, eine Rechnung, eine Benutzerverwaltung, ein Datenschutzprozess. Für kleine IT-Abteilungen ist das ein echtes Argument, und ich halte es nicht für Bequemlichkeit, sondern für Betriebsführung.
Wenn Ihre Ablage in Ordnung ist. Dann, und nur dann, spielt Copilot seinen eigentlichen Trumpf aus: Es kennt Ihre Dokumente, Ihre Mails, Ihre Termine, ohne dass Sie irgendetwas hochladen. Das ist der Unterschied zwischen einem sehr belesenen Fremden und einem Kollegen, der die Firma kennt.
Wenn Compliance-Anforderungen eng an Microsoft hängen. Enterprise Data Protection, EU-Datengrenze, erweiterte Datenresidenz, ISO/IEC 27018, wenn Ihre Prüfer diese Begriffe kennen und akzeptieren, sparen Sie sich eine Diskussion.
Wann Claude gewinnt
Bei langen Dokumenten und präziser Textarbeit. Verträge durcharbeiten, Ausschreibungen auswerten, Gutachten verdichten, standardisierte Formulierungen erzeugen, das ist der Bereich, in dem ich in Projekten den deutlichsten Unterschied sehe. Copilot ist auf Assistenz im Fluss der Büroarbeit ausgelegt, nicht auf konzentrierte Textarbeit an einem großen Dokument.
Wenn Vorgaben exakt eingehalten werden müssen. „Diese Struktur, diese Begriffe, nichts dazuerfinden.“ Für alles, was hinterher geprüft wird, spart das messbar Nacharbeit.
Wenn Sie eigene Fachanwendungen anbinden wollen. Über das Model Context Protocol lassen sich Systeme anschließen, für die es bei Microsoft nichts Fertiges gibt. Warenwirtschaft, Branchensoftware, eigene Datenbanken.
Wenn Ihre Ablage ein Sanierungsfall ist. Das klingt paradox, ist aber die praktische Konsequenz: Ein Werkzeug, dem Sie gezielt die richtigen Unterlagen geben, liefert in einer unordentlichen Umgebung schneller brauchbare Ergebnisse als eines, das automatisch alles durchsucht, inklusive der zwölf veralteten Angebotsversionen.
Der Punkt, den fast alle unterschätzen: Ihre Ablage
Copilot ist nur so gut wie das, worauf es zugreift. Das ist kein Nebensatz, sondern der Kern der Entscheidung.
Zwei Probleme treten in fast jedem Betrieb auf, den ich sehe. Das erste ist Unordnung: Wenn in SharePoint fünf Versionen desselben Angebots liegen und keine als gültig markiert ist, zitiert Copilot irgendeine davon. Das zweite ist unangenehmer: Berechtigungen, die über Jahre gewachsen sind. Copilot respektiert die vorhandenen Zugriffsrechte, aber genau das legt offen, worauf jemand formal Zugriff hat, ohne es je gemerkt zu haben. Der Klassiker ist der Ordner mit Gehaltsdaten, den vor sechs Jahren jemand für „alle im Unternehmen“ freigegeben hat, weil es schnell gehen musste.
Das ist kein Fehler von Copilot. Es macht nur sichtbar, was ohnehin schon galt. Aber es bedeutet: Rechnen Sie ein Aufräumprojekt ein, bevor Sie ausrollen. Berechtigungen prüfen, veraltete Ablagen archivieren, gültige Dokumente kennzeichnen. In Betrieben mit gewachsener Ablage sind das erfahrungsgemäß einige Wochen, und dieser Posten fehlt in jeder Werbebroschüre.
Datenschutz: hier nehmen sich die beiden wenig
Microsoft sichert im Rahmen der Enterprise Data Protection zu, dass Prompts und Antworten innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze bleiben und nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet werden, mit Unterstützung für DSGVO, ISO/IEC 27018, EU-Datengrenze und erweiterte Datenresidenz. Ein Detail, das man kennen sollte: Prompts und Antworten werden protokolliert und unterliegen Ihren eigenen Aufbewahrungsrichtlinien, was compliance-seitig ein Vorteil und aus Mitarbeitersicht eine Information ist, die kommuniziert gehört.
Bei Claude gilt im Geschäftstarif ebenfalls kein Training auf Ihren Inhalten. Für EU-Kunden ist laut Anbieterangabe Anthropic Ireland Limited der Vertragspartner. Der Unterschied liegt weniger in der Zusage als in der Vertragslandschaft: Bei Microsoft haben Sie ohnehin schon einen Vertrag, bei Anthropic kommt einer dazu.
Praxis-Einschätzung, keine Rechtsberatung. Die Details vergleiche ich im DSGVO-Vergleich.
„Wir haben doch Microsoft 365, reicht das nicht?“
Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch. Meine ehrliche Antwort in drei Teilen:
Ja, wenn Ihre Arbeit tatsächlich in Outlook, Teams und Excel stattfindet, Ihre Ablage gepflegt ist und Sie vor allem Assistenz im Alltag suchen. Dann ist der zusätzliche Anbieter eine Komplikation ohne Gegenwert.
Nein, wenn Ihre wertvollste Arbeit aus konzentrierter Textarbeit besteht. Verträge, Konzepte, Fachtexte, Angebote mit hohem Wert. Dort ist der Qualitätsunterschied groß genug, dass sich ein zweites Werkzeug rechnet.
Noch nicht, wenn Ihre Ablage ein Sanierungsfall ist. Dann kaufen Sie sich mit Copilot vor allem Arbeit. Räumen Sie zuerst auf, das lohnt sich unabhängig von jeder KI-Entscheidung.
Was Sie unabhängig vom Werkzeug regeln müssen
- Berechtigungen prüfen: vor der Einführung, nicht danach.
- Gültige Dokumente kennzeichnen und veraltete archivieren.
- Eine Richtlinie auf einer Seite, die auch die private Nutzung anspricht.
- Kommunizieren, dass Prompts protokolliert werden: bevor es jemand anders herausfindet.
- Eine benannte Ansprechperson für die ersten Wochen.
Häufige Fragen
Können wir Copilot für nur einen Teil der Belegschaft lizenzieren?
Ja, das Add-on wird pro Nutzer gebucht. In der Praxis ist genau das der sinnvolle Weg: erst die Personen ausstatten, deren Arbeit wirklich im Postfach stattfindet, und nach drei Monaten anhand der Nutzung entscheiden, ob weitere dazukommen.
Ist der Aktionspreis nach dem 30. September verloren?
Der Aktionspreis gilt für Jahresbindungen, die bis dahin abgeschlossen werden. Ob und wie lange er für laufende Verträge weitergilt, ist eine Frage an Ihren Microsoft-Partner, und eine, die Sie schriftlich beantwortet haben sollten, bevor Sie unterschreiben. Lassen Sie sich nicht von einem auslaufenden Aktionspreis zu einer Entscheidung drängen, die Sie fachlich noch nicht getroffen haben.
Können wir Copilot und Claude parallel nutzen?
Können Sie, und in manchen Häusern ist das die richtige Antwort. Copilot für die Fläche, Claude für die Fachabteilung mit der anspruchsvollen Textarbeit. Voraussetzung ist eine schriftliche Regel, was wofür zuständig ist. Mehr dazu in Ein KI-Tool oder mehrere?
Wie lange dauert eine Copilot-Einführung realistisch?
Die technische Aktivierung ist eine Sache von Stunden. Das Aufräumen der Ablage und Berechtigungen dauert in gewachsenen Umgebungen Wochen, und die Schulung braucht zwei bis drei begleitete Stunden pro Person. Wer nur die Aktivierung plant, plant den kleinsten Teil.
Was, wenn wir Microsoft 365 haben, aber kaum nutzen?
Dann fällt das stärkste Copilot-Argument weg. Wenn Ihre Leute in Wahrheit in ganz anderen Programmen arbeiten und Microsoft 365 nur für Mail und Dateiablage läuft, zahlen Sie für eine Integration, die bei Ihnen nicht greift. In dem Fall ist ein eigenständiges Werkzeug meist die ehrlichere Wahl.