Die Kurzantwort: Für den Mittelstand kommen vier Werkzeuge ernsthaft in Frage. Claude, ChatGPT, Microsoft 365 Copilot und Google Gemini. Die Entscheidung fällt meist schon vorher: Wer tief in Microsoft 365 steckt, landet bei Copilot; wer Google Workspace nutzt, bei Gemini; wer unabhängig davon das beste Textwerkzeug will, bei Claude oder ChatGPT. Dieser Beitrag ordnet die vier ein und sagt Ihnen, welchen Tiefenvergleich Sie danach lesen sollten.
Stand: August 2026. Preise und Funktionen ändern sich in diesem Markt schnell, alle Zahlen sind am Veröffentlichungstag auf den Anbieterseiten geprüft.
Offenlegung: Ich verdiene mein Geld mit Beratung und Training rund um Claude. Deshalb finden Sie hier zu jedem der drei anderen Werkzeuge ausdrücklich die Fälle, in denen es die bessere Wahl ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Vier Werkzeuge statt zwölf: Alles andere ist für den Mittelstand entweder zu speziell oder zu instabil.
- Ihre bestehende Bürosoftware ist das stärkste Argument: sie entscheidet öfter als jede Funktionsliste.
- Die Preise liegen enger beieinander, als es wirkt: zwischen 6,80 € und 26 € pro Person und Monat, je nachdem, was schon in Ihrer Lizenz steckt.
- Copilot und Gemini sind Aufsätze auf Bürosoftware, die Sie ohnehin zahlen. Claude und ChatGPT sind eigenständige Werkzeuge.
- Kein Anbieter trainiert in den Geschäftstarifen standardmäßig auf Ihren Inhalten. In den Privattarifen von Claude und ChatGPT schon.
Wie ich vergleiche
Ich bewerte KI-Werkzeuge nach sieben Kriterien aus der Beratungspraxis statt nach Benchmark-Punkten: reale Arbeitslast, Kontext-Anbindung, Datenschutz und Vertragslage, Einführbarkeit im Team, Gesamtkosten über zwölf Monate, Ausstiegskosten und Entwicklungstempo. Die Begründung steht in meinem Bewertungsraster.
Warum nur vier Kandidaten? Weil der Markt zwar Dutzende Werkzeuge kennt, aber nur diese vier die Kombination bieten, die ein Betrieb braucht: einen Geschäftstarif mit vernünftigen Datenschutzzusagen, zentrale Benutzerverwaltung, ein Unternehmen dahinter, das es nächstes Jahr noch gibt, und deutschsprachigen Alltagsbetrieb ohne Reibung. Alles andere ist entweder Spezialwerkzeug oder ein Wetteinsatz.
Die vier im Überblick
| Claude | ChatGPT | M365 Copilot | Google Gemini | |
|---|---|---|---|---|
| Geschäftstarif | Team, $20/Sitz jährlich | Business, €21/Nutzer jährlich | ab €15,60 Aktion, regulär €18,20 | in Workspace ab €6,80 enthalten |
| Voraussetzung | keine | keine | Microsoft-365-Business-Lizenz | Google-Workspace-Lizenz |
| Mindestabnahme | 2 Sitze | 2 Nutzer | — | Starter–Plus max. 300 Nutzer |
| Training auf Inhalten | nein (Geschäftstarif) | nein (Geschäftstarif) | nein | nein |
| Stärke | lange Dokumente, exakte Vorgaben, Code | Ökosystem, Bild, Sprache | Integration in Office | Integration in Workspace |
| Schwäche | weniger Bild-/Sprachfunktionen | Ergebnisse schwanken stärker | Nutzen hängt an sauberen Daten | Zusatzfunktionen kosten extra |
Zur Vergleichbarkeit zwei Hinweise. Erstens: Anthropic weist in US-Dollar aus, die anderen drei in Euro, ich rechne nicht um, weil Wechselkurse und Steuern eine Scheingenauigkeit erzeugen würden. Zweitens: Bei Microsoft ist der genannte Preis ein Aufpreis. Ohne Basislizenz gibt es kein Copilot, der Gesamtpreis liegt also höher. Bei Google ist es umgekehrt, die Gemini-Grundfunktionen stecken bereits im Workspace-Tarif, den Sie ohnehin zahlen.
Der Entscheidungsbaum
In der Praxis führt dieser Weg schneller zum Ziel als jede Funktionstabelle:
- Arbeiten Sie überwiegend in Outlook, Teams und Excel? Dann prüfen Sie zuerst Microsoft 365 Copilot, und lesen Sie den Vergleich Copilot gegen Claude, bevor Sie unterschreiben.
- Arbeiten Sie überwiegend in Gmail, Docs und Drive? Dann ist Gemini der naheliegende Weg. Details im Workspace-Vergleich.
- Weder noch, oder das Bürosoftware-Argument zieht bei Ihnen nicht? Dann geht es um Claude gegen ChatGPT, ausführlich im Hauptvergleich.
- Sie wissen nicht, was Ihre Leute überhaupt brauchen? Dann ist die Werkzeugfrage noch nicht dran. Sammeln Sie zwei Wochen lang, welche Aufgaben wirklich anfallen.
Punkt 4 klingt banal, ist aber der häufigste Grund für gescheiterte Einführungen. Werkzeuge, die für ein unklares Problem gekauft werden, werden nach sechs Wochen nicht mehr geöffnet.
Claude
Was es ist: ein eigenständiger KI-Assistent von Anthropic, unabhängig von Ihrer Bürosoftware. Der Geschäftstarif Team kostet 20 US-Dollar pro Sitz und Monat bei jährlicher Zahlung, ab zwei Sitzen. Für EU-Kunden ist laut Anbieterangabe Anthropic Ireland Limited der Vertragspartner.
Stark bei: langen Dokumenten, exakten Vorgaben und allem, was hinterher geprüft wird. Wenn Sie Verträge, Ausschreibungen oder Gutachten durcharbeiten und daraus Präzises erzeugen müssen, ist das der klare Anwendungsfall. Dazu kommt die Anbindung eigener Fachanwendungen über das Model Context Protocol, der Weg, auf dem ein Chatfenster zu einem Werkzeug wird, das Ihre Systeme kennt.
Schwach bei: Bildgenerierung und Sprachfunktionen. Wer regelmäßig Bildmaterial braucht, wird hier nicht glücklich und sollte das nicht schönrechnen.
Passt zu: Kanzleien, Steuerberatung, Ingenieurbüros, Beratungshäusern, Softwareentwicklung, überall dort, wo Textpräzision wichtiger ist als Multimedia.
ChatGPT
Was es ist: der bekannteste Assistent, ebenfalls unabhängig von Ihrer Bürosoftware. Der Business-Tarif kostet 21 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, ab zwei Nutzern; monatliche Zahlung kostet 26 Euro.
Stark bei: Breite. Bildgenerierung, Sprachmodus, ein großes Angebot an Konnektoren. Microsoft 365, Google Drive, Slack, GitHub, Linear, Figma sind im Business-Tarif dabei. Der wichtigste praktische Vorteil ist aber ein anderer: Viele Ihrer Mitarbeiter kennen das Werkzeug bereits privat. Das verkürzt die Einführung erheblich und holt gleichzeitig die Schatten-Nutzung in einen kontrollierten Rahmen.
Schwach bei: Verlässlichkeit im Detail. In meiner Praxis schwanken die Ergebnisse stärker, besonders bei strengen Formatvorgaben. Für Aufgaben, die anschließend geprüft werden müssen, bedeutet das mehr Nacharbeit.
Passt zu: Agenturen, Marketing, Vertrieb, Handel, überall dort, wo Tempo und Vielseitigkeit zählen und die Belegschaft ohnehin schon damit arbeitet.
Microsoft 365 Copilot
Was es ist: kein eigenständiges Werkzeug, sondern eine KI-Schicht über Microsoft 365. Copilot Business kostet aktuell 15,60 Euro pro Nutzer und Monat als Aktionspreis bei Jahresbindung, dieser Preis gilt nur für Abschlüsse bis 30. September 2026, danach 18,20 Euro. Monatliche Zahlung kostet 21,84 Euro. Voraussetzung ist eine Microsoft-365-Business-Lizenz; alternativ gibt es Bündel wie Business Standard mit Copilot für 20,36 Euro.
Stark bei: Integration. Der Assistent sitzt dort, wo Ihre Leute ohnehin arbeiten, in der Mail, im Meeting, in der Tabelle. Microsoft sichert im Rahmen der Enterprise Data Protection zu, dass Prompts und Antworten innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze bleiben und nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet werden.
Schwach bei: allem, was von der Datenqualität abhängt. Copilot ist nur so gut wie Ihre Ablage. Wenn Dateien unstrukturiert in SharePoint liegen und Berechtigungen historisch gewachsen sind, liefert der Assistent entweder wenig oder, unangenehmer, Dinge, die bestimmte Leute nicht sehen sollten. Ein Aufräumprojekt vor der Einführung ist die Regel, nicht die Ausnahme.
Passt zu: Betrieben, die vollständig auf Microsoft 365 laufen, eine gepflegte Ablage haben und deren Arbeit tatsächlich in Outlook, Teams und Excel stattfindet.
Google Gemini
Was es ist: die KI-Schicht über Google Workspace. Anders als bei Microsoft sind Grundfunktionen bereits in den Workspace-Tarifen enthalten: Starter kostet 6,80 Euro, Standard 13,60 Euro, Plus 21,10 Euro pro Nutzer und Monat bei Jahresbindung. Gemini in Gmail gibt es ab Starter, breiterer Zugang in Gmail, Docs und Meet ab Standard.
Stark bei: dem Preis-Leistungs-Verhältnis für bestehende Workspace-Kunden. Wenn Sie ohnehin Standard zahlen, bekommen Sie brauchbare KI-Funktionen ohne zusätzliche Lizenz, das ist ein Argument, das kein anderer Anbieter so bieten kann.
Schwach bei: der Kostentransparenz an der Obergrenze. Die erweiterten Funktionen (mehr Automatisierungen, Bild- und Videogenerierung, Echtzeit-Sprachübersetzung) laufen über das kostenpflichtige Add-on „Gemini AI Expanded Access“, dessen Preis auf der Tarifseite nicht ausgewiesen ist. Wer damit plant, muss nachfragen. Außerdem sind Starter bis Plus auf 300 Nutzer begrenzt.
Passt zu: Betrieben auf Google Workspace, die solide KI-Unterstützung im Alltag wollen und keine Speziallösung brauchen.
Was alle vier gemeinsam haben
In den Geschäftstarifen trainiert keiner der vier Anbieter standardmäßig auf Ihren Inhalten. Das ist die gute Nachricht, und sie verschiebt die eigentliche Frage. Denn in den Privattarifen von Claude und ChatGPT wird standardmäßig trainiert, mit Opt-out. Ihr Datenschutzrisiko sitzt also nicht in der Anbieterwahl, sondern in den privaten Zugängen, die Ihre Leute nebenbei nutzen.
Die Unterschiede in der Tiefe, also Aufbewahrungsfristen, Datenresidenz, Subunternehmer und die Frage, wer eigentlich Ihr Vertragspartner ist, arbeite ich im DSGVO-Vergleich auf.
Was Sie unabhängig vom Werkzeug regeln müssen
- Eine Richtlinie auf einer Seite: was hinein darf, was nicht, welcher Zugang erlaubt ist.
- Geschäftszugänge für alle, die es brauchen: sonst wandert die Arbeit in private Konten.
- Eine benannte Ansprechperson für Fragen aus der Belegschaft.
- Aufgeräumte Ablage und Berechtigungen, besonders vor einer Copilot-Einführung.
- Ein Ort für das, was funktioniert: gute Vorlagen gehören in Ihre eigene Ablage, nicht in einen Chatverlauf.
Häufige Fragen
Warum fehlen Perplexity, Mistral, DeepSeek und andere?
Weil dieser Vergleich Betriebe adressiert, die ein Werkzeug für die Belegschaft suchen, nicht Technikinteressierte. Die genannten Anbieter sind teils sehr gut in ihrer Nische, bieten aber nicht die Kombination aus Geschäftstarif, Benutzerverwaltung, Vertragslage und Beständigkeit, die ein Betrieb braucht. Für Spezialfälle können sie trotzdem die richtige Wahl sein.
Ist Gemini nicht am günstigsten, wenn wir schon Workspace zahlen?
Für die Grundfunktionen ja, und das ist ein ehrliches Argument. Prüfen Sie aber vorher, ob Ihre tatsächlichen Anwendungsfälle in dem enthaltenen Umfang abgedeckt sind oder ob Sie beim kostenpflichtigen Add-on landen. Dann verschiebt sich die Rechnung.
Können wir mit einem Werkzeug starten und später wechseln?
Ja, und das ist meist der bessere Weg als monatelanges Evaluieren. Halten Sie nur alles, was Sie selbst aufbauen, also Richtlinien, Vorlagen und aufbereitetes Firmenwissen, in Ihrer eigenen Ablage in einfachen Textformaten. Dann kostet ein Wechsel Tage statt Wochen.
Brauchen wir überhaupt einen Geschäftstarif, wenn wir nur harmlose Texte schreiben?
Die Erfahrung sagt: Was harmlos anfängt, endet nach drei Wochen bei Kundennamen und Vertragsentwürfen. Wenn Sie das Werkzeug betrieblich einsetzen, planen Sie den Geschäftstarif von Anfang an ein, nachträglich umzustellen ist unangenehmer, als es klingt.
Was ist mit Betrieben unter fünf Personen?
Dieselbe Logik, weniger Aufwand. Claude Team und ChatGPT Business gibt es ab zwei Sitzen, bei Copilot und Gemini hängt es an Ihrer bestehenden Lizenz. Der Entscheidungsbaum oben gilt unverändert. Sie brauchen nur keine Wochen, um ihn durchzugehen.