Die Kurzantwort: Die Lizenz kostet bei zehn Personen zwischen rund 1.600 und 2.500 Euro im Jahr — und sie ist der kleinste der drei Kostenblöcke. Einführung und Schulung liegen erfahrungsgemäß darüber. Wer KI-Werkzeuge über den Sitzpreis vergleicht, optimiert den kleinsten Hebel und wundert sich hinterher, warum das Projekt trotzdem teuer wurde.
Stand: September 2026. Lizenzpreise sind am Veröffentlichungstag auf den Anbieterseiten geprüft. Die Aufwände für Einführung und Schulung sind meine Erfahrungswerte aus Beratungsprojekten, keine Marktdaten — sie können in Ihrem Haus abweichen.
Offenlegung: Ich verdiene mein Geld mit Beratung und Training rund um Claude — also mit genau den Posten, die in dieser Rechnung als „Einführung“ und „Schulung“ auftauchen. Sie dürfen diese Zahlen deshalb besonders kritisch lesen. Ich habe sie so angesetzt, wie ich sie auch in einem Angebot vertreten würde.
Das Wichtigste in Kürze
- Lizenzkosten für 10 Personen: rund 1.600 € (Google Workspace Standard) bis 2.520 € (ChatGPT Business) im Jahr.
- Bündel enthalten mehr: Bei Google und Microsoft steckt die Bürosoftware im Preis. Bei Claude und ChatGPT nicht.
- Einführung: einmalig 2.000 bis 6.000 € — je nachdem, wie aufgeräumt Ihre Ablage ist.
- Schulung und Begleitung: 1.500 bis 4.000 € im ersten Jahr. Der Posten, an dem am häufigsten gespart wird, und der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet.
- Realistische Gesamtkosten im ersten Jahr: das Zwei- bis Vierfache der Lizenzsumme.
Der Rahmen der Rechnung
Ich rechne mit einem Betrieb, den ich in dieser Form oft sehe: zehn Personen, alle sollen Zugang bekommen, kein eigenes IT-Personal, gewachsene Dateiablage, keine Vorerfahrung mit KI-Werkzeugen im Betrieb. Zeitraum: zwölf Monate ab Entscheidung.
Ein Hinweis zur Vergleichbarkeit, der die ganze Rechnung trägt: Bei Microsoft und Google kaufen Sie kein KI-Werkzeug, sondern Bürosoftware mit KI. Diese Kosten hätten Sie also ohnehin. Bei Claude und ChatGPT kaufen Sie ein zusätzliches Werkzeug neben Ihrer bestehenden Bürosoftware. Wer diese beiden Dinge in dieselbe Spalte schreibt, vergleicht Äpfel mit Obstkörben — deshalb weise ich beides getrennt aus.
Block 1: Lizenzkosten
| Variante | pro Person/Monat | 10 Personen, 12 Monate | Bürosoftware enthalten? |
|---|---|---|---|
| Google Workspace Standard | €13,60 | €1.632 | ja |
| M365 Business Standard mit Copilot | €20,36 | €2.443 | ja |
| M365 Copilot als Add-on | €18,20 (regulär) | €2.184 + Basislizenz | nein |
| Claude Team | $20 | $2.400 + Bürosoftware | nein |
| ChatGPT Business | €21 | €2.520 + Bürosoftware | nein |
Alle Werte bei jährlicher Zahlung; monatliche Abrechnung kostet je nach Anbieter 20 bis 25 Prozent mehr. Anthropic weist in US-Dollar aus, die anderen in Euro — ich rechne bewusst nicht um. Der Microsoft-Aktionspreis von 15,60 € gilt nur für Abschlüsse bis 30. September 2026 und würde die Rechnung auf 1.872 € drücken.
Was Sie aus dieser Tabelle mitnehmen sollten: Die Spanne beträgt weniger als 900 Euro im Jahr. Auf zehn Personen und zwölf Monate gerechnet sind das rund 7,50 Euro pro Person und Monat Unterschied — weniger als eine Stunde Arbeitszeit. Eine Entscheidung, die primär auf diesem Unterschied beruht, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit die falsche.
Block 2: Einführung (einmalig)
Hier beginnt der Teil, der in keinem Angebotsvergleich steht. Was tatsächlich anfällt:
- Auswahl und Test — zwei bis drei Wochen nebenher, wenn Sie es ernsthaft machen. Als interner Aufwand oft nicht bepreist, aber vorhanden.
- Einrichtung und Benutzerverwaltung — überschaubar, meist ein halber bis ein Tag.
- Richtlinie und Datenschutzprüfung — ein bis zwei Tage, mehr wenn Betriebsrat oder externe Prüfung beteiligt sind.
- Ablage aufräumen — der große Unbekannte. Bei Copilot praktisch unvermeidlich, weil der Assistent auf Ihre bestehende Ablage zugreift und dabei sichtbar macht, was dort alles falsch abgelegt oder falsch freigegeben ist.
- Anbindungen an Fachsysteme — nur wenn Sie sie brauchen, dann aber schnell mehrere Tage.
Mein Erfahrungswert: 2.000 bis 6.000 Euro einmalig. Die untere Grenze gilt für einen Betrieb mit gepflegter Ablage, der ein eigenständiges Werkzeug einführt. Die obere Grenze gilt für eine Copilot-Einführung in einer über Jahre gewachsenen SharePoint-Umgebung mit historischen Berechtigungen. Ich habe beides gesehen, und der Unterschied lag nie am Werkzeug, sondern an der Ausgangslage.
Block 3: Schulung und Begleitung
Der Posten, an dem am häufigsten gespart wird — und der einzige, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Ein Werkzeug, das niemand benutzt, ist zu hundert Prozent verschwendet, egal wie günstig die Lizenz war.
- Grundschulung: zwei bis drei begleitete Stunden pro Person. Nicht als Vortrag für alle, sondern in kleinen Gruppen mit echten Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag.
- Begleitung in den ersten drei Monaten: der Zeitraum, in dem die eigentlichen Fragen aufkommen. Ohne Ansprechperson versandet die Einführung hier.
- Nachschulung nach sechs Monaten: optional, aber wirksam — dann sind die Leute so weit, dass fortgeschrittene Themen überhaupt ankommen.
Mein Erfahrungswert: 1.500 bis 4.000 Euro im ersten Jahr für zehn Personen. Die untere Grenze bedeutet Grundschulung plus lose Begleitung, die obere eine strukturierte Einführung über mehrere Wochen, wie ich sie im Sechs-Wochen-Plan beschrieben habe.
Die Gesamtrechnung
| Block | sparsam | solide |
|---|---|---|
| Lizenz (10 Personen, 12 Monate) | €1.632 | €2.520 |
| Einführung (einmalig) | €2.000 | €6.000 |
| Schulung und Begleitung | €1.500 | €4.000 |
| Erstes Jahr gesamt | €5.132 | €12.520 |
| Anteil Lizenz | 32 % | 20 % |
| Folgejahre (nur Lizenz + etwas Begleitung) | ≈ €2.100 | ≈ €3.500 |
Die entscheidende Zeile ist „Anteil Lizenz“: Zwischen 20 und 32 Prozent. Vier Fünftel Ihres Budgets im ersten Jahr entscheiden sich also an Fragen, die auf keiner Preisseite stehen.
Und die zweite wichtige Zeile ist die letzte: Ab dem zweiten Jahr fallen Einführungskosten weg. Wer die Investition auf drei Jahre betrachtet, sieht ein deutlich freundlicheres Bild — vorausgesetzt, die Einführung war erfolgreich. Genau deshalb ist Sparen beim Schulungsposten die teuerste Entscheidung in dieser Tabelle.
Was diese Rechnung nicht enthält
Der Vollständigkeit halber, weil solche Posten in Angeboten gern fehlen:
- Ihre eigene Arbeitszeit für Auswahl, Abstimmung und Entscheidungsfindung. In kleinen Betrieben oft der größte ungezählte Posten.
- Rechtliche Prüfung, wenn Sie sie extern einkaufen.
- Produktivitätsdelle in den ersten Wochen — Leute, die ein neues Werkzeug lernen, sind vorübergehend langsamer.
- Zusatzfunktionen, die erst später gebraucht werden: bei Google das kostenpflichtige Add-on, bei Claude Enterprise die Nutzung zu API-Raten oberhalb des Sitzpreises.
- Ausstiegskosten, falls Sie in zwei Jahren wechseln.
Wann sich das rechnet
Die ehrliche Antwort: Das lässt sich vorher nicht seriös ausrechnen, und ich misstraue jeder Tabelle, die es behauptet. Was ich stattdessen empfehle, ist eine Nachrechnung an einem einzigen, klar umrissenen Vorgang.
Beispiel: Ein Angebot zu schreiben dauert bei Ihnen heute im Schnitt 90 Minuten. Nach drei Monaten Nutzung messen Sie erneut. Wenn es dann 60 Minuten sind und Sie 20 Angebote im Monat schreiben, sparen Sie zehn Stunden monatlich. Ob sich das rechnet, können Sie mit Ihrem eigenen Stundensatz selbst beantworten — und zwar mit einer Zahl, die Sie gemessen und nicht geschätzt haben.
Wichtig dabei: Messen Sie vorher. Nachträglich erinnert sich jeder daran, dass es früher länger gedauert hat.
Häufige Fragen
Können wir bei der Einführung sparen und es selbst machen?
Ja, und in vielen Betrieben ist das der richtige Weg — vorausgesetzt, eine Person bekommt dafür ausdrücklich Zeit zugeteilt. „Macht das jemand nebenbei“ ist keine Zeitzuteilung. Der Posten verschwindet dann nicht aus der Rechnung, er wandert nur von der Rechnung in Ihre Lohnkosten.
Reicht es, nur die Hälfte der Belegschaft auszustatten?
Als Einstieg ja, und es ist oft die klügere Variante: erst die Personen ausstatten, deren Arbeit sich klar eignet, nach drei Monaten anhand der tatsächlichen Nutzung nachsteuern. Nur eines sollten Sie vermeiden — die andere Hälfte auf private Zugänge auszuweichen zu lassen. Dann sparen Sie Lizenz und kaufen sich ein Datenschutzproblem ein.
Warum sind Ihre Schulungswerte so hoch?
Weil zwei bis drei begleitete Stunden pro Person bei zehn Personen schon 20 bis 30 Stunden sind, plus Vorbereitung und Begleitung. Wenn Ihnen die Spanne zu hoch erscheint, rechnen Sie mit Ihrem eigenen internen Stundensatz gegen — die Zahl bleibt in derselben Größenordnung. Was ich für falsch halte, ist der Ansatz null.
Lohnt sich die jährliche Vorauszahlung?
Rechnerisch ja, sie spart 20 bis 25 Prozent. Im ersten Jahr würde ich trotzdem monatlich zahlen, solange Sie noch nicht wissen, ob das Werkzeug bei Ihnen ankommt. Der Aufschlag ist der Preis für die Option, nach drei Monaten ohne Verlust aufhören zu können.
Was, wenn wir schon Workspace oder Microsoft 365 haben?
Dann sinkt Ihr Lizenzblock erheblich — bei Google unter Umständen auf null, weil die Gemini-Grundfunktionen enthalten sind. Die Blöcke Einführung und Schulung bleiben allerdings unverändert. Genau das ist der Grund, warum „ist ja schon dabei“ allein noch keine Einführung ist.