n8n, Make oder Zapier? Automatisierungstools für KMU im Vergleich

Die Kurzantwort: Zapier für Einzelanwender mit wenigen einfachen Abläufen, Make für Marketing- und Vertriebsteams mit vielen Werkzeugen, n8n sobald Datenhoheit, Kosten bei hohem Volumen oder KI-Agenten ins Spiel kommen. Der entscheidende Unterschied liegt aber nicht im Grundpreis, sondern im Abrechnungsmodell — und genau dort entstehen die Überraschungen auf der Rechnung.

Stand: Oktober 2026. Preise am Veröffentlichungstag auf den Anbieterseiten geprüft.

Offenlegung: Ich baue selbst überwiegend mit n8n und habe darüber mehrere Beiträge geschrieben. Deshalb stehen die Fälle, in denen Zapier oder Make die bessere Wahl sind, in diesem Beitrag zuerst — und sie sind häufiger, als mir als n8n-Anwender lieb ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Abrechnungsmodell ist der Kern: n8n zählt komplette Durchläufe, Make und Zapier zählen einzelne Schritte.
• Ein 20-Schritt-Ablauf, 1.000-mal im Monat = 1.000 Einheiten bei n8n, aber 20.000 bei Make und Zapier.
• Zapier ist am einfachsten und am teuersten pro Schritt. Free: 100 Tasks.
• Make ist am günstigsten im Einstieg (Core $9) und stark bei vielen verbundenen Werkzeugen.
• n8n gibt es self-hosted kostenlos — mit dem Preis, dass Sie den Betrieb selbst verantworten.

Der Punkt, an dem sich alles entscheidet

Bevor wir über Preise reden, müssen wir über Einheiten reden. Die drei Anbieter zählen unterschiedliche Dinge, und dieser Unterschied ist größer als jeder Preisunterschied.

Was das praktisch bedeutet, zeigt eine einzige Rechnung. Nehmen wir einen typischen Ablauf: Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular, wird geprüft, ins CRM geschrieben, einem Mitarbeiter zugewiesen, es geht eine Bestätigungsmail raus, eine interne Benachrichtigung, ein Kalendereintrag — und zwischendurch ein paar Prüfungen und Verzweigungen. Sagen wir 20 Schritte. Das Ganze läuft 1.000-mal im Monat.

• n8n: 1.000 Executions. Liegt im Starter-Tarif für 20 € (2.500 Executions).
• Make: 20.000 Credits. Der Core-Tarif für 9 $ enthält 10.000 — Sie brauchen also mehr.
• Zapier: 20.000 Tasks. Deutlich oberhalb der Einstiegsstufen.

Das ist der Grund, warum Automatisierungsprojekte die Kostenschätzung sprengen. Man rechnet mit „1.000 Anfragen im Monat“ und übersieht, dass daraus 20.000 abgerechnete Einheiten werden können. Umgekehrt gilt: Wenn Ihre Abläufe kurz sind — drei, vier Schritte —, verschwindet dieser Effekt fast vollständig, und die Modelle nähern sich an.

Die Faustregel: Je länger und verzweigter Ihre Abläufe, desto stärker spricht das Abrechnungsmodell für n8n. Je kürzer und einfacher, desto weniger spielt es eine Rolle — und dann entscheidet Bedienbarkeit.

Die Tarife

Zwei Hinweise. Erstens: Bei Make stoppen die Szenarien, wenn die Credits aufgebraucht sind — Sie können nachkaufen oder automatisches Nachladen aktivieren, aber der Stillstand tritt zuerst ein. Wer geschäftskritische Abläufe darauf legt, sollte das wissen. Zweitens: Der Sprung von n8n Pro (50 €) auf Business (667 €) ist erheblich; dazwischen liegt nichts. Wer viel Volumen bei begrenztem Budget hat, landet deshalb schnell beim Selbstbetrieb.

Wann Zapier gewinnt

Wenn Sie schnell und ohne Technikkenntnisse starten wollen. Zapier ist die zugänglichste der drei. Wer heute Nachmittag eine Verbindung zwischen zwei Werkzeugen braucht und nicht vorhat, sich in ein Thema einzuarbeiten, ist hier richtig.

Wenn Sie wenige, kurze Abläufe haben. Bei zwei- bis dreistufigen Automatisierungen fällt der Nachteil des schrittweisen Zählens kaum ins Gewicht — und dann zählt Bedienbarkeit mehr als Rechenmodell.

Wenn Sie ein exotisches Werkzeug anbinden müssen. Zapier hat traditionell die größte Auswahl an fertigen Anbindungen. Wenn Ihr Branchenwerkzeug irgendwo unterstützt wird, dann am ehesten hier.

Wann Make gewinnt

Wenn Sie visuell arbeiten wollen und viele Werkzeuge verbinden. Der grafische Aufbau ist die Stärke von Make — man sieht den Ablauf, statt ihn zu lesen. Für Marketing- und Vertriebsteams, in denen mehrere Leute an denselben Abläufen arbeiten, ist das ein echtes Argument.

Wenn das Budget knapp ist und die Abläufe mittellang sind. Core für 9 Dollar mit 10.000 Credits ist ein sehr günstiger Einstieg — solange Ihre Abläufe nicht zwanzig Schritte haben.

Wenn Sie keinen Server betreiben wollen. Wie Zapier ist Make ein reiner Dienst. Kein Betrieb, keine Updates, keine Verantwortung für Verfügbarkeit.

Wann n8n gewinnt

Bei langen oder verzweigten Abläufen. Siehe oben — hier ist der Unterschied nicht graduell, sondern eine Größenordnung.

Wenn Sie Datenhoheit brauchen. Self-hosted heißt: Die Daten verlassen Ihre Umgebung nicht. Für Betriebe mit sensiblen Daten oder strengen Vorgaben ist das oft der einzige gangbare Weg — und die Community Edition ist dafür kostenlos.

Wenn KI-Agenten ins Spiel kommen. n8n hat sich hier am weitesten entwickelt; ich habe das in mehreren Beiträgen ausgeführt — etwa zu n8n-Workflows mit Claude und MCP und zu Agentic RAG in n8n.

Der Preis dafür: Beim Selbstbetrieb verantworten Sie Verfügbarkeit, Updates und Sicherung. Das ist kein Nebensatz. Wenn niemand bei Ihnen einen Server betreuen kann oder will, ist die kostenlose Variante nicht kostenlos, sondern nur unbezahlt — die Arbeit fällt trotzdem an. Dann ist der Cloud-Tarif ehrlicher.

Ein realistischer Auswahlweg

1. Schreiben Sie drei geplante Abläufe auf — mit der ungefähren Anzahl Schritte und der erwarteten Häufigkeit pro Monat.
2. Rechnen Sie beide Modelle durch: Durchläufe (n8n) gegen Durchläufe × Schritte (Make, Zapier). Diese eine Rechnung beantwortet die Kostenfrage vollständig.
3. Prüfen Sie die Datenfrage: Dürfen diese Daten zu einem externen Dienst? Wenn nein, bleibt nur der Selbstbetrieb.
4. Prüfen Sie, wer das betreuen soll. Ohne benannte Person wird jede Automatisierung nach dem ersten Fehler zur Altlast.
5. Starten Sie mit dem kostenlosen Tarif und bauen Sie genau einen echten Ablauf. Das beantwortet mehr Fragen als jeder Vergleich.

Für den Einstieg mit konkreten Beispielen: Fünf praxisnahe Automatisierungen für KMU.

Häufige Fragen

Ist n8n schwieriger als Make oder Zapier?

Etwas, ja. Der Unterschied ist geringer geworden, aber n8n verlangt mehr Bereitschaft, sich mit Datenstrukturen zu beschäftigen. Wenn niemand bei Ihnen das mag, ist Make die realistischere Wahl — ein Werkzeug, das keiner bedient, spart kein Geld.

Können wir später wechseln?

Nur mit Aufwand — Abläufe lassen sich zwischen den Plattformen nicht übertragen, sie müssen neu gebaut werden. Das ist ein Argument dafür, die Rechnung aus Punkt 2 oben wirklich vorher zu machen, statt sie sich nach einem Jahr von der Rechnung erklären zu lassen.

Was kostet der Selbstbetrieb von n8n wirklich?

Die Software nichts. Ein kleiner Server liegt im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Der eigentliche Posten ist Betreuung: Updates, Sicherungen, Fehlersuche, wenn nachts ein Ablauf stehen bleibt. Rechnen Sie mit ein paar Stunden im Monat — und mit der Frage, wer das im Urlaub macht.

Brauchen wir Automatisierung überhaupt, wenn wir KI-Assistenten haben?

Das sind verschiedene Dinge. Ein Assistent hilft einer Person bei einer Aufgabe. Eine Automatisierung läuft ohne Person, jedes Mal gleich. Für alles, was regelmäßig und identisch passiert, ist eine Automatisierung das richtige Werkzeug — auch und gerade, wenn ein KI-Schritt darin vorkommt.

Was ist mit Automatisierungen, die die Anbieter selbst mitbringen?

Wenn Ihre Abläufe komplett innerhalb einer Plattform stattfinden, brauchen Sie oft gar keine dieser drei — Microsoft, Google und die meisten CRM-Systeme haben eigene Automatisierungen an Bord. Diese drei Werkzeuge lohnen sich dort, wo Sie zwischen Systemen automatisieren.