In den letzten 18 Monaten habe ich rund 30 Automatisierungs-Projekte begleitet. In 23 davon kam keine KI zum Einsatz — Regeln waren günstiger, präziser, wartbarer.
In den verbleibenden sieben war KI ein echter Hebel.
01 — Klassifikation von Eingangsanfragen
Eingehende Mails werden in 5 bis 8 Kategorien sortiert, mit Priorität. Mensch sieht die geordnete Liste statt einer wilden Inbox.
02 — Extraktion strukturierter Daten aus PDFs
Rechnungen, Bestellungen werden ausgelesen, in die Buchhaltung gespiegelt. KI füllt nur die Felder; das System validiert hart.
03 — Entwurfs-Erstellung in fest definierten Templates
Aus einem Blog-Post entsteht ein Newsletter-Entwurf, ein LinkedIn-Post, drei Snippets. Mensch redigiert; KI tippt nicht.
Häufige Fragen
Lohnt sich KI für mein Unternehmen?
Nicht pauschal. KI lohnt sich dort, wo Sprache, Muster oder unstrukturierte Daten im Spiel sind. Für klar geregelte Abläufe ist klassische Automatisierung oft besser.
Welche KI-Use-Cases zahlen sich wirklich aus?
In der Praxis vor allem drei: Inhalte und Texte vorbereiten, Anfragen und Dokumente sortieren sowie Wissen schneller auffindbar machen. Der Rest ist meist Hype.
Woran erkenne ich einen schlechten KI-Einsatz?
Wenn KI eingesetzt wird, weil sie modern klingt, nicht weil sie ein Problem löst. Ein gutes Zeichen für das Gegenteil: Sie können den Nutzen in Zeit oder Geld benennen.
Wie starte ich mit KI im Mittelstand?
Mit einem konkreten, kleinen Anwendungsfall statt einer großen Strategie. Wir suchen im Erstgespräch einen Prozess, bei dem sich der Nutzen schnell zeigt.