In den letzten 18 Monaten habe ich rund 30 Automatisierungs-Projekte begleitet. In 23 davon kam keine KI zum Einsatz — Regeln waren günstiger, präziser, wartbarer.
In den verbleibenden sieben war KI ein echter Hebel.
01 — Klassifikation von Eingangsanfragen
Eingehende Mails werden in 5 bis 8 Kategorien sortiert, mit Priorität. Mensch sieht die geordnete Liste statt einer wilden Inbox.
02 — Extraktion strukturierter Daten aus PDFs
Rechnungen, Bestellungen werden ausgelesen, in die Buchhaltung gespiegelt. KI füllt nur die Felder; das System validiert hart.
03 — Entwurfs-Erstellung in fest definierten Templates
Aus einem Blog-Post entsteht ein Newsletter-Entwurf, ein LinkedIn-Post, drei Snippets. Mensch redigiert; KI tippt nicht.